Comment un consultant en productivité traverse une saison chargée –

Le mois dernier, j’ai été diverti en voyant tous les messages et mèmes « Maycember » soulignant la folie du mois de mai. Maintenant que mes filles ne sont plus scolarisées, je suis quelque peu à l’abri du chaos de la fin de l’école, mais vers la fin mai, alors que je passais en revue mon calendrier, j’ai réalisé que la première moitié de juin devait être mon « Maycember ». Désireux d’accomplir tout ce à quoi je m’étais engagé et, surtout, cherchant à profiter de mes événements programmés, j’ai pleinement utilisé mes outils et astuces de productivité. Donc, le sujet d’aujourd’hui, c’est moi, mettant en action les choses dont nous discutons, dans le but d’illustrer comment les outils de productivité nous aident à gérer la vie, en mai ou non.

Productivité 101 : Planification

Si la gestion du temps est l’épine dorsale de la planification de la productivité, le calendrier en est la vertèbre fonctionnelle. Planifier vos célébrations, vos visites et vos événements marquants vous permet, oui, de vous en souvenir, mais surtout de les honorer et d’en profiter pleinement. J’avais fait mon agenda. En regardant fin mai et les premières semaines de juin, j’ai vu que :

• Ma nièce était diplômée
• Nous passions le week-end du Memorial Day au bord du lac
• Mon beau-frère (et sa femme et leur chien) venaient séjourner chez nous les premiers jours de juin. En attendant d’emménager dans une maison de location dans la région, ils avaient besoin d’un endroit pour atterrir pendant quelques jours et auraient également besoin de notre aide pour emménager dans leur location.
• Ma fille emménageait dans une nouvelle maison en juin et elle aussi avait besoin de mon aide.
• Un voyage prévu pour la fête des mères au lac avec mes parents avait été déplacé au premier week-end de juin.
• Je devais assister à une conférence du conseil d’administration de l’ONAP (mon organisation commerciale professionnelle) à Austin la semaine après le voyage de mes parents sur le lac

De toute évidence, j’étais arrivé à une période de l’année très chargée pour moi, tant sur le plan professionnel que personnel.

Comment ai-je pu rester au-dessus de tout ça ?

Je savais que jongler avec les tâches personnelles et familiales tout en maîtrisant le marketing, la rédaction, les réunions avec les clients et les obligations bénévoles serait écrasant si je ne m’organisais pas. Alors, après quelques minutes de panique, je suis passé en mode résolution de problèmes en me disant : « J’ai les outils dont j’ai besoin pour accomplir ce que je veux ces prochaines semaines.

J’ai exposé mes projets

Tout d’abord, j’ai fait un vidage de cerveau, créant une liste de tout ce que je devais faire. Todoist m’aide à garder une trace des projets et des tâches ; c’était l’outil parfait pour mon défi. J’ai enregistré des choses comme:

• planification des menus et épicerie pour mes visites au lac et les invités de la maison
• aider ma fille à configurer ses services publics
• organiser mes parents pour le voyage sur le lac
• préparer mon voyage NAPO
• emballage

J’ai fait mes listes

Essayer de garder des listes en cours d’exécution dans nos têtes ne fonctionne jamais. Non seulement c’est la recette parfaite pour oublier quelque chose d’important, mais « essayer de se souvenir » utilise également une précieuse bande passante cérébrale. J’avais besoin de toute ma bande passante, alors je me suis tourné vers Anylist, mon créateur de liste de référence. Pour cette fenêtre de temps, mes listes comprenaient :

• épicerie
• emballage (pour chaque voyage)
• Costco
• Cible/Walmart
• bas

Au fur et à mesure que les choses me venaient à l’esprit, j’ai mis à jour mes listes. Je garde toujours un papier et un stylo sur ma table de chevet, alors j’ai noté les éléments qui me venaient à l’esprit pendant que j’essayais de m’endormir. Le lendemain matin, j’ai mis à jour mon Anylist. Lorsque je suis arrivé au projet ou à la tâche (courses, emballage), j’ai pu référencer ma liste, ce qui a rendu la corvée plus rapide et plus facile.

J’ai utilisé le blocage du temps

Pour m’assurer d’avoir le temps de terminer mes projets, j’ai bouclé du temps sur mon calendrier. Toute tâche dont je savais qu’elle prendrait plus de quelques minutes méritait un créneau horaire. Mes blocages de temps comprenaient des choses comme : faire mes bagages pour ma réunion du conseil d’administration, aider ma fille à déménager et faire les courses. J’ai travaillé ces activités dans mes obligations professionnelles existantes sur le calendrier, donc aucune d’entre elles n’a été affectée par le rendement du travail.

J’ai tiré d’autres preuves de productivité éprouvées

Pour réussir le tout, j’ai aussi :

• J’ai mobilisé des ressources de soutien, déléguant des tâches à mon mari et à ma fille.
• Capitalisé sur des outils numériques comme la commande d’épicerie en ligne ; livraison d’épicerie pour mes petites commandes ; et la collecte de données sur la disponibilité et l’emplacement des stocks via le site Web de Lowe (pour garantir le bon déroulement des courses).
• Je me suis appuyé sur Evernote pour :
  • organiser mes documents de voyage pour Austin
  • capturer mes notes de réunion lors de la conférence
  • numériser tous les documents papier que je voulais conserver

Les astuces et outils de productivité ont porté leurs fruits

Non seulement ma stratégie de productivité m’a permis d’accomplir mes objectifs et mes responsabilités, mais elle m’a aussi, et surtout, permis de profiter de mon temps avec ma famille, mes amis et mes collègues. Voilà toute l’histoire. Moins stressée, j’ai mieux performé et j’ai pu me présenter comme ma meilleure version de moi-même. Maidécembre ? Juin ? Avec un peu de planification, nous avons ceci.

Sara Genrich est consultante en productivité, consultante certifiée Evernote et créatrice de l’atelier Organizing@Work for Success. Elle s’engage à fournir des solutions concrètes afin que ses clients aient le temps de se concentrer sur les choses qui comptent vraiment.

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