Un expert en travail hybride partage 3 façons éprouvées d’augmenter la productivité

• Pour survivre et prospérer dans le monde post-COVID, vous devez adopter les meilleures pratiques pour retourner au bureau.
• À l’avenir, l’utilisation principale du bureau ne sera plus destinée au travail individuel ; au lieu de cela, le bureau servira d’espace partagé pour des activités de collaboration et de consolidation d’équipe pour la majorité des employés.
• La refonte de l’organisation du travail aidera les équipes à évoluer avec succès sur les lieux de travail post-pandémiques.

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Comment les organisations devraient-elles remodeler l’espace de bureau hybride pour maximiser la productivité ? Quel sera le nouvel espace de travail — du bureau à la maison — à quoi ressemblera le futur ? Nous savons que ce sera différent. Mais à survivre et prospérer dans le monde post-COVID, il faut adopter bonnes pratiques pour le retour au bureau.

Notre avenir hybride

Les sondages disent les deux tiers à trois quarts des employeurs prévoient de fonctionner selon un horaire principalement hybride après la pandémie. Plus large les entreprises envisagent d’adopter le modèle hybride. Quelques grandes entreprises a fait la transition vers le fait que tous ses employés à distance travaillent à domicile en permanence.

La préférence des employés est un facteur crucial dans le modèle hybride. Huit grandes enquêtes (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8) a révélé qu’un quart à un tiers des employés souhaitent un horaire entièrement à distance en permanence et plus des deux tiers souhaitent un horaire hybride. Moins de 15 % préfèrent travailler à temps plein au bureau.

Le désir d’un employé de travailler à distance à temps plein doit être en corrélation avec les exigences de la tâche et une fiabilité éprouvée. Certains rôles, comme celui du personnel des centres d’appels, sont bien adaptés au travail à distance car ils ne nécessitent aucune collaboration systématique.

Ci-dessous, je décris les meilleures pratiques pour transformer les espaces de travail en fonction de 14 projets de conseil des dirigeants et des organisations que j’ai aidé à guider pendant ces transitions.

Utilisation de l’espace de travail

À l’avenir, l’utilisation principale du bureau ne sera plus destinée au travail individuel, comme c’était le cas avant la pandémie. Au lieu de cela, le bureau servira d’espace partagé pour des activités de collaboration et de consolidation d’équipe pour la majorité des employés.

Bien sûr, certains employés finiront par effectuer un travail individuel au bureau, entre des tâches collaboratives, mais la grande majorité des tâches seront collaboratives. Les tâches individuelles seront en grande majorité effectuées à la maison, où elles sont beaucoup plus productif.

Actuellement, bureaux typiques avoir 80 % de leur espace dédié à un usage personnel et 20 % d’espace partagé. Cela doit être changé. Un modèle hybride réduira les coûts liés à l’immobilier et aux services et produits au bureau lorsque le personnel vient moins fréquemment.

Même s’il est agréable de se voir plus souvent pour se rattraper, considérez ce qui suit. Après consultation, les entreprises ont constaté que le fait que leurs employés viennent au bureau trois jours par semaine permettait d’économiser environ 20 à 30 % de leurs coûts. Cependant, si les employés ne viennent qu’une fois par semaine, ils peuvent réduire d’environ 60 à 70 % leurs dépenses, ce qui est bien plus important. Pourquoi devriez-vous payer plus ?

Remodelez votre espace de bureau

Commencez à aménager votre espace de bureau en planification de l’utilisation prévue.

Tout d’abord, demandez aux chefs d’équipe de classer leurs jours préférés de la semaine sur une échelle de 5 points. Ensuite, interrogez le personnel et utilisez un algorithme pour affecter les équipes à différents jours afin de maximiser la satisfaction et d’éviter un débordement injustifié d’employés.

Déterminez séparément vos besoins en espace pour des événements de grande envergure tels que des retraites trimestrielles et des formations approfondies en personne, ou en louant d’autres espaces si nécessaire.

Ensuite, prévoyez de réduire votre empreinte immobilière en conséquence. Pensez à aménager une partie de votre espace de bureau dans des lieux de coworking pour atténuer les risques d’espace excédentaire ou insuffisant.

Après cela, vous souhaiterez transformer l’aménagement de votre espace de bureau. Dans le modèle hybride, le travail au bureau se concentrera beaucoup plus sur la collaboration directe avec les membres de l’équipe. Cela implique de travailler aux côtés d’autres membres de l’équipe à qui vous pouvez rapidement demander des éclaircissements ou à qui vous pouvez fournir des conseils. Améliorez votre technologie vidéo dans les espaces partagés pour faciliter les réunions et s’adresser aux équipes interfonctionnelles.

La plupart des cabines et bureaux individuels devront disparaître. Conservez-les à n’importe quel niveau uniquement pour les chefs d’équipe qui ont besoin d’espaces privés pour des conversations sensibles, ainsi que pour toute autre personne ayant besoin de tels espaces. Les employés doivent utiliser des ordinateurs portables et non des ordinateurs de bureau, ce qui permet principalement de travailler en mode partagé.

Financement des bureaux à domicile

Le modèle hybride met en avant le bureau à domicile comme un dispositif permanent pour chaque entreprise. Un budget distinct doit être prévu pour les bureaux à domicile bien équipés et confortables des salariés, ou pour leur adhésion à un espace de coworking si nécessaire.

Offrir aux salariés forfaits de points d’accès réduira les risques de pannes ou de ralentissements d’Internet. De même, vous pourriez encourager les employés à prendre diverses étapes vers l’atténuation des risques depuis leur domicile. Une partie de votre responsabilité consiste à les intégrer dans votre planification de continuité des activités et vos stratégies de gestion des risques d’entreprise.

Au total, un fonds initial de 3 000 $ pour la transition vers le bureau à domicile, plus un budget annuel de 2 000 $ pour la maintenance, devrait suffire pour la plupart des employés. Ajoutez au moins 500 $ par an pour les parents qui travaillent avec de jeunes enfants afin de répondre aux besoins parentaux liés au travail à distance.

Conclusion

La refonte de l’organisation du travail aidera les équipes à évoluer avec succès sur les lieux de travail post-pandémiques. Les employeurs devraient tenir compte des préférences de leurs employés au sein des équipes hybrides. Les besoins pertinents doivent également être intégrés dans chaque plan d’affaires. Par conséquent, les dirigeants doivent examiner les données de recherche de manière objective et utiliser les informations à bon escient pour créer un espace de travail mutuellement satisfaisant.